Perfektes Rahmenprogramm für die Tagung
Ob im Rahmen einer universitären bzw. wissenschaftlichen Fachtagung oder als Firmentagung im beruflichen Bereich, kommt wohl fast jeder in seinem Leben einmal in den Genuss an einer Tagung (auch Konferenz, Kongress, Symposium oder Workshop) teilzunehmen. Wer eine solche Konferenz aber dann tatsächlich einmal selbst organisieren möchte, weiß oft nicht genau, wo er überhaupt anfangen soll. Als kleine Orientierungshilfe bieten wir Ihnen daher hier einen roten Faden zur Planung einer solchen Zusammenkunft sowie inspirierende Tipps für das passende Rahmenprogramm. So verleihen Sie Ihrem Kongress das gewisse Extra!
Grundlegende Organisation: Wie läuft eine Tagung ab?
Bei einer Tagung kommen verschiedene Personen - oft auch interkulturell - zusammen, die sich allesamt mit dem gleichen Themenbereich beschäftigt haben und ihre Kollegen (Peers) nun an ihren Ergebnissen, neuen Problem- und Fragestellungen teilhaben lassen möchten. Eine wissenschaftliche Tagung ist dabei meist forschungsorientiert und dient der Diskussion und dem Austausch, während eine Firmentagung für die Teilnehmenden oftmals auch Lehrcharakter hat und Gelegenheit zum "Netzwerken" bzw. zur Kontaktpflege innerhalb der Branche bietet.
Das A und O einer jeden Tagung: Ein interessantes Thema, das Anreiz bietet es aus den verschiedensten Blickwinkeln zu beleuchten.
Meist finden solche Tagungen im Konferenzraum eines Tagungshotels oder Seminarhotels statt und dauern dabei - wie der Name schon sagt - nur einen Tag lang. Der Begriff "Kongress" wird oft synonym verwendet, Kongresse dauern dagegen jedoch meist mehrere Tage an und finden auch vor größerem Publikum statt. Der Ablauf der beiden ist aber generell immer sehr ähnlich: Zunächst leitet ein Keynote Speaker mit seiner Rede die Konferenz ein, im Anschluss halten die Teilnehmer verschiedene Vorträge und Präsentationen zur Thematik, bevor dann von einem Moderator die Podiumsdiskussion eingeleitet wird. Abends beginnt dann das Rahmenprogramm mit Dinner und Entertainment, um die Konferenz gemeinsam und entspannt ausklingen zu lassen.
Die Keynote Speech: Einleitung mit Vorbildfunktion
Mit der Keynote Speech bzw. dem Plenarvortrag beginnt jede Tagung und findet darin zugleich auch ihren ersten Höhepunkt. Denn der Keynote Speaker, der meist ein professioneller Redner, ein auf dem Forschungsgebiet angesehener Wissenschaftler oder eine anderweitig prominente Instanz ist, stellt darin in herausragender Weise die Tagungsthematik vor, leitet zu den Forschungsvorträgen hin und fasst die medienwirksamen Kerninhalte der Konferenz für die Öffentlichkeit zusammen. Damit ist die Keynote Address nicht nur reine Einleitung, sondern viel mehr auch Orientierungshilfe und Vorbild für die nachfolgenden Redner.
Das Rahmenprogramm der Tagung als i-Tüpfelchen
Ein Kongress dient zwar vorrangig der Information und Präsentation von interessanten Neuentdeckungen und Forschungsfragen, doch sollte dabei auch der Unterhaltungswert nicht zu kurz kommen. Nur mit genügend Pausen und auflockernden Elementen zwischen den einzelnen Vorträgen können Sie sicherstellen, dass alle Anwesenden über den gesamten Tag hinweg aufnahmefähig bleiben. Lassen Sie dafür beispielsweise von einem Conférencier durch die Tagung führen, der mit Gesang, Zauberei oder Comedy immer wieder für kleine Highlights in den Übergängen sorgt. Zusätzlich können Sie Stelzenläufer, Jongleure, Ballonkünstler oder andere Walkacts engagieren, die in den Zwischenpausen die Häppchen reichen oder Informationsflyer verteilen und dabei allen Besuchern mit kleinen Einlagen ein Lächeln auf die Lippen zaubern.
Auch nach Vortragsende bleibt noch reichlich Gelegenheit, die Tagungsbesucher mit reizvollen Angeboten und Aktivitäten zu begeistern und damit zu einem positiven Grundklima der Zusammenkunft beizutragen. Dabei sollte es sich aber eher um zwanglose Einladungen handeln, sodass sich keiner gezwungen sieht nach dem anstrengenden Tagesprogramm an weiteren Programmpunkten teilzunehmen. Einige werden sich vermutlich auch in ihr Zimmer im Tagungshotel zurückziehen, doch für alle energiegeladenen Teilnehmer können Sie beispielsweise Exkursionen und Führungen durch den Tagungsort anbieten sowie abends zum gemeinschaftlichen Dinner laden. Hier ist bei gutem Essen und exzellentem Live-Entertainment von einem Pianisten, einer Lounge Band oder Dinnerband genügend Zeit um einander auch auf privater Ebene kennenzulernen und sich gemeinsam von den Showeinlagen eines Akrobaten, Artisten oder von einer Tänzerin begeistern zu lassen. Im Anschluss legt ein Party DJ oder eine DJane noch die besten Oldies und aktuellen Hits auf, sodass auch die Nachteulen der Tagungsgemeinschaft voll und ganz auf ihre Kosten kommen und das Treffen gebührend ausklingen lassen können. Der Ernst des Lebens ruft am nächsten Tag schließlich wieder früh genug - und wird dank Ihrer Tagung von nun an bereichert von neuen Erkenntnissen, Einsichten und langanhaltenden Erinnerungen.